Offres d’emplois
Coordonnateur·trice – Développement et relations avec les donateur·trice·s / Development and Donor Relations Coordinator
2 juillet 2025
Description du poste/Job Description
Offre d’emploi
Coordonnateur·trice – Développement et relations avec les donateur·trice·s
Remplacement de congé de longue durée (35 heures/semaine)
(English version below)
Date d'entrée en poste : septembre 2025
Date de fin : septembre 2026
À propos du poste :
Le Dépôt est à la recherche d’une personne rigoureuse et engagée pour occuper le poste de coordonnateur·trice au développement et aux relations avec les donateur·trice·s au sein de notre équipe du développement et des communications. Il s’agit d’un contrat d’un an, idéal pour une personne enthousiaste à l’idée de soutenir les efforts de reconnaissance des donateur·trice·s, de gérer des systèmes administratifs clés, et de contribuer à la rédaction de demandes de subvention et au développement des partenariats corporatifs.
En collaboration étroite avec la directrice du développement et des communications, le ou la coordonnateur·trice jouera un rôle clé dans le renforcement de nos systèmes de reconnaissance des donateur·trice·s, la rédaction de demandes de subvention percutantes, et le développement de l’engagement corporatif au Dépôt.
Nous cherchons une personne autonome, bien organisée, dotée d’un grand souci du détail, d’excellentes aptitudes relationnelles et de compétences exceptionnelles en communication orale et écrite en français. La connaissance de l’anglais de base est requise afin d’assurer la communication avec les donateurs, donatrices et participants anglophones. Cette exigence est directement liée aux tâches à accomplir.
Qui sommes-nous ?
Nous sommes un organisme à but non lucratif fondé en 1986 qui travaille en collaboration avec des partenaires communautaires pour s’attaquer aux causes profondes de la faim et de la pauvreté dans Notre-Dame-de-Grâce (NDG) et les quartiers avoisinants. Nous offrons une douzaine de programmes alimentaires répartis en quatre volets : cultiver, cuisiner, partager et mobiliser. Pour en savoir plus : www.depotmtl.org
Le Dépôt s'engage à créer une culture organisationnelle ancrée dans nos valeurs fondamentales. Nous travaillons activement à intégrer l'anti-oppression et l'anti-racisme dans nos pratiques, reconnaissant qu'il s'agit d'un processus continu d'apprentissage et de croissance. Dans le cadre de ce processus, nous nous efforçons de recruter une équipe qui reflète les diverses identités et expériences vécues à NDG, en veillant à ce que notre travail reste inclusif et axé sur la communauté.
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JOB OFFER
Development and Donor Relations Coordinator
Long term leave replacement (35 hours/week)
Start date: September 2025
End date: September 2026
About The Role:
The Depot is seeking a detail-oriented and mission-driven Development and Donor Relations Coordinator to support our Development and Communications team. This is a one-year contract role, ideal for someone excited to support donor stewardship efforts, manage key administrative systems, and contribute to grant development and corporate engagement.
Working closely with the Director of Development and Communications, the Development and Donor Relations Coordinator will play a key role in strengthening our donor stewardship systems, writing compelling grant applications, and helping grow corporate engagement at The Depot.
We’re looking for someone who takes initiative, has strong organizational skills, keen attention to detail, excellent interpersonal skills, and exceptional oral and written communication abilities in French. Basic knowledge of English is required to carry out certain duties associated with the position, particularly to communicate with English-speaking donors and participants. This requirement is directly linked to the responsibilities of the role.
Who are we?
We are a nonprofit organization founded in 1986 that works in collaboration with community partners to address the root causes of hunger and poverty in Notre-Dame-de-Grâce (NDG) and surrounding neighborhoods. We offer a dozen food-related programs across four streams: grow, cook, share, and mobilize. Learn more at www.depotmtl.org
The Depot is working towards creating an organizational culture rooted in our core values. We are actively working to embed anti-oppression and anti-racism in our practices, acknowledging that this is an ongoing process of learning and growth. As part of this journey, we strive to build a team that reflects the diverse identities and lived experiences of NDG, ensuring that our work remains community-driven and inclusive
- De jour/Day
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Exigences demandées/Requirements
Principales responsabilités :
Reconnaissance des donateur·trice·s, mobilisation et gestion des données
Tenir à jour les dossiers des donateur·trice·s et effectuer la saisie des dons dans notre CRM (Salesforce)
Rédiger et envoyer des lettres de remerciement personnalisées en temps opportun pour les dons
Suivre les dons reçus et les contributions récurrentes
Préparer des rapports pour les donateur·trice·s et soutenir les campagnes de financement
Soutenir les efforts de reconnaissance ciblée des donateur·trice·s
Soutenir la directrice dans la préparation de communications personnalisées et de documents de reconnaissance
Gestion des demandes de subventions
Rechercher et suivre les opportunités de subventions municipales, provinciales et fédérales
Rédiger et assurer le suivi de toutes les demandes de subventions gouvernementales, avec l’appui stratégique de la directrice
Tenir à jour un calendrier interne des subventions, en respectant les échéances pour les demandes et les rapports
Appuyer la rédaction et la reddition de comptes pour les demandes adressées aux fondations et entreprises
Collaborer avec l’équipe des programmes pour recueillir des données d’impact et des récits pertinents pour les demandes et rapports
En collaboration avec la directrice, développer un bassin de donateurs potentiels
Dons corporatifs, collectes de fonds tierces et engagement bénévole
Contribuer au lancement et à la coordination d’un nouveau programme de bénévolat et de dons corporatifs
Agir comme personne-ressource pour les partenaires corporatifs (avec l’appui de la directrice)
Maintenir les dossiers de partenariat et assurer le suivi auprès des entreprises participantes
Assurer le leadership des initiatives de collecte de fonds tierces (p. ex. écoles, entreprises, groupes communautaires), en offrant soutien et ressources aux collecteurs externes.
Veiller à ce que ces initiatives soient alignées avec les messages et les valeurs du Dépôt, et assurer le suivi et la reddition des comptes des contributions reçues.
Prospection & soutien général
Aider à la recherche de donateurs et de bailleurs de fonds potentiels
Préparer les profils des donateurs et les briefings selon les besoins
Soutenir les événements de développement et de gestion des donateurs
Soutien aux communications et à la traduction
Fournir un soutien à la traduction et à la relecture des communications externes (exemple: bulletins d'information, courriels de programme, rapport annuel)
Contribuer au sein de l'équipe de développement et de communication, à l'élaboration et à la révision des documents destinés au public
Aidez à garantir la cohérence du ton, de la clarté et de l'exactitude des communications bilingues
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Key Responsibilities
Donor stewardship, engagement, and Data Management
Maintain accurate donor records and manage all donation entries in our CRM (Salesforce)
Ensure timely, personalized thank-you letters for all donations
Monitor and track incoming donations and recurring donations
Prepare donor reports and assist with fundraising mailings and campaigns
Support segmented donor stewardship efforts in collaboration with the Director
Support the Director in preparing personalized donor communications and stewardship materials
Institutional Giving & Grant Writing
Research and track municipal, provincial, and federal government grant opportunities.
Lead the writing and reporting of all government grant applications, with strategic guidance from the Director
Maintain an internal grants calendar, ensuring deadlines and reporting requirements are met
Support writing and reporting for foundation and corporate donation proposals
Collaborate with program staff to gather relevant impact data and stories for grants and reports
In collaboration with the Director, create and develop a potential donor pool
Corporate Giving, Third Party Fundraising & Volunteer Engagement
Help launch and coordinate a new corporate volunteering and giving program
Serve as a point of contact for corporate partners (with the Director’s support)
Maintain partnership records and follow up with participating companies
Lead third-party fundraising initiatives (e.g., schools, businesses, community groups), offering support and resources to external fundraisers
Ensure alignment with The Depot’s messaging and values, and track/report on third-party contributions
Prospecting & General Support
Assist with research into donor and funder prospects
Prepare donor profiles and briefing as needed
Support donor cultivation and stewardship events
Communications and Translation Support
Provide translation and proofreading support for external communications (e.g. newsletters, program emails, annual report)
Contribute to the development and revision of public-facing materials as part of the Development and Communications team
Help ensure consistency of tone, clarity, and accuracy across bilingual communications
Compétences demandées/Required skills
Profil recherché
1 à 3 ans d’expérience en communication, en philanthropie ou en rédaction de demandes de subvention
Excellentes compétences en communication écrite et orale en français. La connaissance de l’anglais de base est requise afin d’assurer la communication avec les donateurs, donatrices et participants anglophones. Cette exigence est directement liée aux tâches à accomplir.
Excellentes aptitudes en organisation et grand souci du détail
Familiarité avec les bases de données de donateur·trice·s (Salesforce ou équivalent) et aisance avec la gestion des données
Capacité à faire preuve d’initiative, à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs échéances
Connaissance du milieu philanthropique québécois (un atout)
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Required Qualifications
1-3 years of experience in communications, philanthropy or grant writing
Excellent written and verbal communication skills in French. Basic knowledge of English is required to carry out certain duties associated with the position, particularly to communicate with English-speaking donors and participants. This requirement is directly linked to the responsibilities of the role
Outstanding organizational skills and attention to detail
Familiarity with donor databases (Salesforce or equivalent) and comfort with data management
Ability to take initiative, work independently, and manage multiple deadlines.
Knowledge of the Quebec philanthropic landscape is an asset
Avantages/Advantages
Contrat : remplacement de congé de longue durée d’un an (septembre 2025 – septembre 2026), 35 heures par semaine
Rémunération : 26.10 $ l’heure
Congés: Plus de 6 semaines de congés payés par année, au prorata des heures travaillées, incluant :
4 % de paie de vacances (équivalent à 2 semaines)
Une semaine de congé payée supplémentaire en août lors de la fermeture estivale
Une semaine de congé payée supplémentaire durant les Fêtes de fin d’année (décembre–janvier)
Neuf journées de santé (incluant les congés de maladie selon les normes du travail)
Jours fériés payés
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Contract: 1 year long term leave replacement (September 2025 - September 2026), 35 hours per week;
Compensation: $26.10 an hour
Time off:Over 6 weeks of paid time off per year, prorated to hours worked, including:
4% vacation pay (equivalent to 2 weeks);
One additional week's paid vacation in August during the summer shutdown;
One extra week of paid time off during the end-of-year holidays (December–January);
Nine health days (including sick leave as per labor standards act);
Paid statutory holidays.
