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Administrative assistant (Functional management)
March 4, 2026
Job Description/Job Description
Polytechnique Montréal is an internationally renowned engineering university. Located on Mont-Royal, in the heart of Montreal, it is renowned for its multidisciplinary and multisectoral research, which is at the forefront of local, national and international research, and for the high quality of its training at all levels.
Proud of its 150-year history, today it welcomes more than 10,000 students and relies on the expertise of nearly 1,600 people with diverse skills, including more than 300 professors.
Certified STARS Gold in sustainable development, Polytechnique stands out for its cutting-edge advances and active role in technological, environmental, economic and social development. It values the diversity of its staff and applies an equal employment opportunity program targeting women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginals and people with disabilities. Having received the Parité Gold certification from La Gouvernance au Féminin, the company offers excellent working conditions, with particular emphasis on work-life balance and employee well-being.
The Research and Innovation team is responsible for ensuring Polytechnique Montréal's positioning and influence in research and innovation through representation activities and strategic initiatives, raising community awareness of research and innovation issues, ensuring sound governance of activities, and providing support and development operations.
Reporting to the Director of Research and Innovation, the successful candidate will provide essential support in the completion of tasks within the DRI. He/she is responsible for organizing, coordinating and monitoring the unit's administrative files, thus contributing to the smooth running of the management committee and major projects associated with the unit.
- De jour/Day
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Requirements/Requirements
Requirements
Scolarité
Diplôme d’études collégiales (DEC) ou toute autre formation jugée équivalente.
Expérience
Minimum de huit (8) années d’expérience pertinentes.
Aptitudes et qualités recherchées
Connaissances approfondies de différents logiciels informatiques tels que Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.
Maîtrise de la préparation de présentations PowerPoint.
Excellentes habiletés rédactionnelles en français.
Connaissance des processus de suivi budgétaire.
Grandes habilités de communication et de collaboration.
Grandes qualités interpersonnelles et esprit d’équipe.
Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
Compétences organisationnelles avancées.
Esprit d'initiative et capacité à résoudre des problèmes.
Fournit un service de soutien à l’équipe de la direction fonctionnelle et coordonne plusieurs activités administratives qui varient selon les exigences de la personne directrice.
Les mandats et projets sont généralement bien définis et les résultats contribuent directement au bon fonctionnement et à l’efficacité de la direction fonctionnelle.
Initiative, autonomie, discernement et polyvalence sont des qualités essentielles.
Habilité à rédiger de façon claire et précise toute documentation (p. ex. lettres, procès-verbaux, courriels, etc.).
Maintien de bonnes relations envers les différents intervenants de l’interne et de l’externe et fait preuve de tact et diplomatie.
Discrétion et intégrité sont essentielles dans le traitement de dossiers de nature confidentielle ou stratégique.
Compétences demandées/Required skills
Principales responsabilités
Gestion administrative
Assiste la direction sur ses mandats, en fonction des priorités de l’unité. Assure la coordination et le suivi des dossiers administratifs, des activités et des projets qui lui sont confiés;
Apporte son soutien aux différentes sections de l’unité;
Gère l’agenda et le courriel de la personne directrice;
Trie, filtre et analyse les demandes d'informations internes et externes, et en assure le suivi;
Assure le bon cheminement des dossiers dans les instances de Polytechnique;
Contribue à la définition des besoins fonctionnels et techniques pour divers projets;
Rédige la correspondance et divers documents;
Comité de gestion
Organise et coordonne les différentes réunions du comité de gestion de l’unité. Contribue à la préparation de la documentation. Assiste aux réunions et assure le suivi des décisions;
Human resources management
Assiste la personne directrice dans les volets administratifs de la gestion de ressources humaines de l’équipe;
Participe à l’accueil et à l’intégration du personnel de l’unité en collaboration avec les gestionnaires de l’unité;
Supervise le travail du personnel clérical pour faire face aux fluctuations de la charge de travail;
Gestion financière
En collaboration avec la personne directrice, prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement;
Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;
Gestion matérielle
Participe à la planification et l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;
Autres activités connexes
Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d’événements de nature sociale ou de rayonnement).
Advantages/Advantages
Rémunération
Classe 1 (de 59 940 $ à 101 485 $).
Avantages de travailler à Polytechnique Montréal
23 jours de vacances annuelles
16 jours fériés
Congés sociaux et parentaux
Horaire de travail réduit durant la période estivale
Possibilité de travail en mode hybride (minimum de 3 jours en présentiel)
Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
Programme d'aide au personnel
Régime de retraite à prestations déterminées
Durée et horaire de travail
Emploi temporaire.
Durée du mandat : 12 mois (à titre indicatif).
Temps complet - 5 jours/semaine.
Mise en candidature
Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le lien suivant :
https://polytalents.polymtl.ca/jobs.cfm?offerid=422.
Date limite de soumission des candidatures : Mercredi 18 mars 2026, à 17 h.
